Hva koster en IT-arbeidsplass egentlig?
Prisen per lisens er bare én del av regnestykket. Sammenlign alternativer over samme periode og med de samme behovene.
Lag fire kostnadsgrupper
- Løpende tjenester: lisenser, supportavtaler, drift og andre gjentakende betalinger.
- Utstyr: maskiner, skjermer, tilbehør og planlagt utskifting.
- Overgang: oppsett, flytting, opplæring og tiden to løsninger må brukes parallelt.
- Egen tid: administrasjon, brukerstøtte og oppfølging. Vis timer separat fra kontante utgifter.
Sammenlign like perioder
Velg for eksempel 36 måneder som analyseperiode. En årlig avtale fordeles over perioden for å sammenligne kostnad, men registrer også når betalingen faktisk forfaller. Kostnadsfordeling er ikke det samme som likviditet eller regnskapsmessig avskrivning.
Bruk samme antall brukere, funksjonsbehov, valuta og avgiftsgrunnlag for alle alternativer. Hold grunnlaget likt selv om leverandørene presenterer prisene forskjellig.
Et konstruert eksempel for 36 måneder
| Kostnad | Forutsetning | Beløp |
|---|---|---|
| Lisenser | 10 brukere × 400 kr × 36 | 144 000 kr |
| Drift/support | 2 000 kr × 36 | 72 000 kr |
| Utstyr | 10 maskiner × 12 000 kr | 120 000 kr |
| Overgang | Én engangskostnad | 20 000 kr |
| Sum oppgitte kostnader | Uten intern tid | 356 000 kr |
Det tilsvarer omtrent 989 kroner per bruker per måned i dette eksemplet. Tallene er ikke produktpriser eller et fullstendig budsjett. Eksemplet forutsetter samme avgiftsgrunnlag og ingen ekstra utskifting i perioden.
Vis usikkerheten
Lag et lavt og et høyt anslag for usikre poster, særlig overgang og egen tidsbruk. Vurder hvordan svaret endres ved færre brukere, økt supportbehov eller tidligere utskifting. Ikke bruk «frigjort tid» som en kontantbesparelse uten å forklare hvordan budsjettet faktisk endres.
Neste steg: Be om et spesifisert tilbud for de kostnadene som kan endre beslutningen. Kontroller hva som inngår, hva som faktureres ekstra, bindingstid og exitkostnader.